BAU, Marketing Automation y optimización de procesos

Situado en el Poblenou 22@ de Barcelona, BAU es un centro adscrito a la Universitat Central de Catalunya  (UVic-UCC) que imparte estudios superiores de diseño desde 1989. Es pionero en ofrecer estudios universitarios de Grado en Diseño y Grado en Bellas Artes dentro del marco del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES). Además, consolida la propuesta universitaria de 2º ciclo con la 4ª edición del Máster Universitario en Investigación y Experimentación en Diseño e implanta el 3er ciclo con el Programa de Doctorado en Diseño y Comunicación de BAU / UVic-UCC.

Toda su oferta, sumada a su prestigio dentro del mundo educativo a nivel nacional e internacional, hace que BAU sea el centro de formación escogido por un gran número de estudiantes, lo que le llevaba a recibir una elevada cantidad de solicitudes de información y contactos que no podían atender de manera personalizada y sacar el máximo rendimiento.

BAU es un centro educativo de prestigio, referencia en el mundo del diseño, por lo que multitud de jóvenes están interesadxs en cursar allí sus estudios. Los leads llegaban, pero como se dice, los árboles no dejaban ver el bosque, no se podía hacer una verdadera clasificación para centrar esfuerzos en ellos. Estas son las fases que transitamos para conseguir transformar leads en Sales-qualified leads (SQL):

• Fase de inspiración. Análisis de los diferentes canales y workshops para identificar el buyer persona de cada producto de BAU y el buyer journey que le lleva a pasar de simple lead a SQL. 

• Fase de ideación. Definición de SQL para cada producto, workflows y ofertas de contenido para cada uno. 

• Implementación de los workflows básicos. A partir de la definición de los workflows, determinamos los touchpoints y la información y comunicaciones susceptibles de interesar a los leads en cada momento, además de crear un conversion path y una conceptualización de ofertas por campaña. 

A través de la automatización también fue posible empezar a generar un scoring, una clasificación de leads en base a parámetros sociodemográficos y el nivel de engagement a la plataforma y a los contenidos. De esta manera conseguimos simplificar los procesos, y centrar y utilizar los recursos de forma mucho más eficiente en los leads con mayor potencial, los sales-qualified leads (SQL), y, a su vez, ofrecer a las personas interesadas en BAU información y contenidos personalizados en cada momento del proceso. 

En el periodo de tres meses que duró el proyecto, un mes realizando tareas de  research, un segundo mes dedicado a la implantación del CRM, y un tercero centrado en la puesta en marcha de los workflows. En los primeros 10 meses tras el lanzamiento de la estrategia conseguimos grandes resultados:

• Por un lado se consiguió una mejora cualitativa de la atención y el acompañamiento a los potenciales alumnxs de BAU gracias al scoring de SQL y a la personalización de contenidos y workflows. 

• Esto se ha visto plasmado en un incremento considerable y sostenido de peticiones de información, de reuniones concertadas, de inscripciones y de matriculaciones respecto a 2021.  

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La clave de este proyecto fue la implantación de un CRM de Hubspot. Con esta acción se llevó a cabo la importación de la BBDD, una migración con toda la información y la integración de la web y de las diferentes landings de BAU. Lo que buscábamos con este paso era centralizar todos los datos en un mismo lugar para poder analizarlos y tener una visión única que ayude en la toma de decisiones estratégicas.

Con esta herramienta BAU ya podía empezar a explotar la información recogida para redefinir los workflows en función de sus necesidades. Esto, de nuevo, permitió agilizar los procesos gracias a la automatización, y la posibilidad de personalizar al máximo los contenidos que impactan a los usuarios.