Hola modelo híbrido, bienvenido a Runroom

Lxs runroomers estábamos conectadxs desde casa y todo funcionaba a la perfección; nuestros procesos estaban rodados y en marcha, así que a nivel de negocio no percibimos ninguna crisis ni retrasos en los deliveries a los clientes. Además, toda la plantilla recibió los materiales y efectos personales que se habían quedado en la oficina: pantalla extra, silla ergonómica, o cualquier otro material que necesitara para trabajar con comodidad. También tuvimos en cuenta los gastos que podían generarse al trabajar desde casa, por eso desde el primer momento realizamos un ingreso mensual a modo de compensación. 

En octubre de 2020 quisimos ver hasta qué punto estos meses de confinamiento y de teletrabajo nos habían afectado y si todo el mundo estaba cómodo, así que realizamos un fishbowl para analizar pros y contras del trabajo en remoto, medir los ánimos de la plantilla y divagar un poco sobre una posible vuelta a la oficina. ¿Sería posible un modelo mixto?

En este encuentro detectamos que las personas hablaban menos entre ellas, especialmente con las de otros equipos. Ya no había esos encuentros en los pasillos, ni esos comentarios y charlas improvisadas preparando un café o calentando el tupper de la comida. Para no perder el contacto humano y la esencia y la cultura propia de Runroom, desde el principio del confinamiento habíamos puesto en marcha diferentes iniciativas y juegos para que quien quisiera pudiera compartir anécdotas personales, fotos de su infancia, cómo es su escritorio, su ventana, si tenía mascotas o los outfits de trabajo desde casa, y así generar conversación más allá de lo laboral. Sin embargo, pese a todos los esfuerzos, la distancia física había pasado factura a la interacción entre las personas, y este fue el indicador para mantener viva la idea de volver a tener un espacio físico en el que encontrarnos. 

Desde la empresa se intentaba vencer esa sensación de incertidumbre que inundaba todo en aquel inolvidable 2020, fomentando el sentimiento de pertenencia y de contribución entre la plantilla, escuchando a todxs y valorando sus logros. Por otro lado, se seguía pensando en qué hacer respecto a una posible vuelta al trabajo presencial sin llegar a ninguna conclusión y se prestaba mucha atención al mercado y a las decisiones de otras compañías. 

Desde que Runroom nació en 2003, y hasta que llegó la pandemia del COVID-19 en 2020, nuestro modelo de trabajo era el que predominaba en todas las empresas: el modelo presencial. Además, poder vernos, compartir espacios, crear y mantener una cultura Runroom era muy importante. Eso sí, siempre dando un margen a la flexibilidad para favorecer la conciliación familiar, por lo que era posible trabajar de manera remota en ocasiones puntuales. 

En Runroom ya contábamos con algunxs runroomers trabajando en remoto, algo que nos ayudó mucho a detectar algunos inconvenientes, como el problema de las reuniones en las que el resto de asistentes estaba de manera presencial, y, a su vez, a idear todos los procesos de trabajo para que las personas que teletrabajaban pudieran hacerlo de manera ágil. En ese momento ya usábamos herramientas para visibilizar el avance de los proyectos y compartíamos metodologías y canales que permitían una comunicación asíncrona. 

Esta experiencia previa nos hizo estar más preparadxs antes del confinamiento, de hecho, el 11 de marzo de 2020 realizamos un ensayo general y todxs trabajamos desde casa para confirmar que era posible seguir produciendo en remoto en la hipótesis de un confinamiento.... La sorpresa fue que tras esta prueba, ya no volvimos a las oficinas hasta mucho tiempo después. 

Conseguir que todo funcionara correctamente al pasar de un modelo presencial a uno remoto en un equipo de casi 60 personas fue un reto complejo. A nivel técnico fue necesario implementar una infraestructura de servidores internos para mantener una conexión segura entre la plantilla y con los clientes, además de proporcionar ordenadores a todo el equipo. Otro elemento clave en la transición “presencial-remoto”, fue tener una metodología de trabajo bien consolidada y una cultura basada en la confianza y no en la fiscalización. 

La pandemia siguió su curso y sin darnos cuenta nos plantamos en 2021. Siguiendo las recomendaciones y medidas de las autoridades sanitarias, muchas empresas estaban haciendo su particular desescalada y volviendo a la presencialidad. En Runroom nos sentíamos muy cómodxs con el trabajo en remoto, tanto, que por primera vez abrimos procesos de selección para distintas posiciones sin exigir la residencia en Barcelona, ¡queríamos talento sin importar su código postal!

Aún así, siempre teníamos en mente una posible vuelta, sin fecha, pero era necesario saber cuánta gente estaría interesada en regresar para encontrar un nuevo local acorde a las nuevas necesidades.

A mediados de 2021 lanzamos una encuesta para saber qué querían lxs runroomers, y el 59 % se decantó por mantener el teletrabajo, aunque un 46 % sí tenía intención de acudir a la oficina al menos una vez a la semana, y el 13 % mantener una total flexibilidad. El 29 % de la plantilla votó tener media semana presencial. Las cifras hablaron: el modelo híbrido era la solución.

¿Qué es, cómo funciona, qué ventajas tiene sobre el modelo presencial o remoto? Hay mucha literatura al respecto. Recomendamos este artículo de Salesforce que explora en profundidad las características y tipologías del modelo híbrido, su impacto en la cultura de empresa, la tecnología y requisitos técnicos y de seguridad a tener en cuenta a la hora de implementarlo. 

Una vez conocido el sentimiento del equipo, faltaba un buen análisis de los beneficios de ambos modelos y lo que podían aportar a Runroom:

El modelo presencial:

• Afianza las relaciones personales y el enriquecimiento que ello conlleva para el grupo. 
• Proporciona mayor facilidad para dinámicas presenciales colaborativas, workshops, formaciones y actividades de teambuilding. 
• Hace posible la experiencia de compartir el día a día en un espacio común, diáfano, luminoso y agradable y poder ir más allá de lo laboral. 

El modelo remoto:

• Favorece la flexibilidad y supone una gran ayuda para la conciliación. 
• Permite mantener un espacio propio de mayor concentración. 
• Se minimiza el impacto medioambiental al reducir desplazamientos, también a reuniones con clientes. 
• Se incrementa la llegada de talento porque se ha podido ampliar al territorio nacional. 

Para su aplicación, nuestro enfoque ha sido el de fluir y dejar total libertad a lxs runroomers sin imponer nada; venir a la oficina es libre, y, si lo hacemos, no hay imposición ni en el número de días, ni cuáles en concreto. 

Y para garantizar la fluidez en el día a día, independientemente de donde estemos, utilizamos distintas herramientas que nos facilitan la comunicación y el trabajo en equipo. Las principales son: 

• Slack como herramienta de comunicación interna en equipo​ y con clientes.
• Miro, una la plataforma visual de colaboración para los equipos.
• Google Workspace con todos sus componentes: Calendar, Drive, mail…
• Zoom para las videoconferencias.
• Officevibe, un sistema de encuestas que ayuda a escuchar y a medir la satisfacción de lxs empleadxs.
• Leankit, un sistema de tableros Scrum y Kanban virtuales para gestionar visualmente el flujo de trabajo.
• Stooa, la herramienta online para los fishbowls mensuales.
• Figma, un editor de gráficos al que todo el equipo puede acceder y ver cómo se está abordando un diseño, e incluso, ayudar a diseñar.
• Loom para hacer reviews o demos asíncronas, ideal cuando encontrar hueco en la agenda de grupos grandes es complicado. 

Desde la organización se está intentando que todo funcione entre los equipos, independientemente de dónde se encuentre cada persona, manteniendo el sentimiento de pertenencia y de cultura de Runroom y evitando que nadie se sienta aisladx por trabajar en remoto. 

Durante nuestra reflexión sobre la vuelta a la oficina y con qué modelo, encontramos algunos textos inspiradores que nos ayudaron a tomar decisiones, como el artículo What executives are saying about the future of hybrid work de McKinsey, Google's 3-Word Plan for Returning to Work Is the Best I've Ever Seen, de Jason Aten, y el de Google’s Plan for the Future of Work: Privacy Robots and Balloon Walls, escrito por Caycee Clifford. 

Cuando imaginábamos la vuelta, también la imaginábamos en un nuevo espacio de trabajo y un lugar de reunión y de encuentro, pero también de ocio y de conexión, no sólo entre todas las personas que integran Runroom, también con las diferentes comunidades de las que formamos parte. Soñábamos con un sitio en el que organizar eventos, celebraciones, talleres y formaciones donde compartir conocimiento y aprender.

Con esto en mente, contactamos con Raquel Ruiz de Gauna y Roger Ferran, del estudio de interiorismo 0,2 Interiors, que captaron nuestra esencia y nuestros deseos, y se pusieron manos a la obra para plasmarlos en cada detalle del nuevo local.

Esto es lo que han querido compartir con nosotrxs acerca del proyecto: 

¿Qué os pareció el encargo?

Muy motivador y atractivo. No hizo mucha ilusión por tratarse de una empresa como Runroom y un espacio con unas características estéticas que había que actualizar y adaptar a las nuevas necesidades como equipo y sistema de trabajo.

¿Qué reto suponía?

Para nosotros representó un reto importantísimo al tratarse de una empresa emergente que está en constante evolución, y que respeta y cuida muchísimo a sus empleados. El diseño forma parte de su adn y siempre lo ha reflejado, tanto en sus oficinas, como en todo el trabajo que hacen. Se trataba de crear un multiespacio versátil adaptado a una nueva forma de conciliar el trabajo en casa, con el trabajo en las oficinas, en el que conviven el trabajo individual o en equipo, los cursos, eventos de diversa índole, así como el ocio y el descanso de las personas que integran el equipo Runroom. 

El primer input que recibimos fue hacer una oficina dónde uno quisiera ir a trabajar. Desde el principio de la pandemia todo el mundo estaba trabajando en remoto y era hora de recuperar en parte la presencialidad para crear sinergias entre equipos. La idea era crear un entorno dónde no solo el trabajo fuera lo más importante y lograr conseguir un espacio amable para atraer talento.

¿Cómo captasteis la esencia de Runroom y de qué manera la habéis plasmado en el proyecto?

Para afrontar el proyecto estudiamos muchos referentes de oficinas open-minded y nos nutrimos de conceptos utilizados en el diseño sostenible. La utilización de materiales nobles como la madera y la incorporación de vegetación, debía tomar protagonismo frente al pavimento continuo de tono neutro que habíamos elegido. 

Cuando nos pidieron incorporar la imagen de “marca” en la oficina, lo primero que hicimos fué estudiar a fondo el libro de estilo. En el momento en el que entendimos que esta imagen era mutable y que se podía adaptar a los diferentes usos, nos dimos cuenta de que no solo debíamos plasmarla sobre un plano, sino que podíamos jugar con ella de forma que fuera más envolvente.

El color como seña de identidad Runroom decidimos aplicarlo tanto en mobiliario, como en algunos elementos estructurales y en la iluminación decorativa,  representando el concepto de la imagen de Runroom, que es el contraste de lo cálido con lo frío, en los diferentes elementos: el contraste de la luz día para la zona de trabajo con en la iluminación técnica, y la temperatura cálida de la iluminación decorativa en las zonas de descanso y ocio.

¿Fue determinante entender el modelo de trabajo híbrido para diseñar la oficina?

Fue imprescindible para diseñar y distribuir el espacio, seleccionar y diseñar cada elemento. Había que crear y mantener varias salas donde poder hacer reuniones para grupos de diferentes tamaños y reservar el gran espacio para cursos, charlas y eventos. También se creó un espacio de vestuario con ducha para facilitar y dar servicio a quien quisiera hacer deporte durante la jornada laboral.

El objetivo fue crear un espacio adaptado a múltiples formas de trabajar, donde cada uno de los runroomers tuviera un espacio adecuado a cada necesidad de trabajo, a cada forma de trabajar, así como de tiempo de descanso. Hemos vuelto en varias ocasiones y la sensación que tenemos es que cumplimos el objetivo, el ambiente de trabajo varía, el espacio se adapta a la perfección al modelo híbrido de trabajo.

Con todos estos nuevos espacios alucinantes, una terraza donde comer tomando el sol, una parrilla y nuestros adorados perritos (sí, también hay espacio para nuestras mascotas), por fin estábamos listxs para disfrutar a tope de nuestra segunda casa en Barcelona. 

Entre nuestros retos más inmediatos está el de conseguir dar toda la vida posible al nuevo espacio y reforzar el vínculo social entre todxs lxs runroomers con el modelo híbrido. Para ello nos mantenemos en escucha activa, intentando conocer los sentimientos y necesidades del equipo, frustraciones, sugerencias y oportunidades de mejora. 

Una de las herramientas que hemos utilizado es una encuesta abierta desde marzo hasta octubre de 2022 que nos ha revelado algunos datos importantes como que: 

• El 71 % de lxs runroomers que han participado opinan que sí hemos sido capaces de mantener los valores y la cultura del equipo trabajando con este modelo. Un 26 % opina que algo, y un 4 % que no tanto. 

• Lxs runroomers puntúan con un 8,2 la calidad de sus relaciones dentro de su equipo o proyecto, y con un 7 las relaciones con personas de otros equipos. Aquí vemos que hay margen de mejora y ya estamos trabajando en ello.

• Las motivaciones principales para el futuro como equipo híbrido son la conciliación, la calidad de vida, conocer gente de otros lugares, la atracción de talento, formar parte de un equipo diverso y adaptativo con un objetivo común, y poder trabajar desde cualquier lugar del mundo. 

Aunque el balance es positivo, nos tomamos muy en serio todo lo extraído de esta encuesta, y de hecho, nuestra intención es mantenerla activa para que el feedback nos llegue de manera continua y poder así seguir trabajando para mejorar en todo lo que podamos la experiencia de lxs runroomers y hacer del modelo híbrido uno a nuestra medida.